Excelの代わりに使える無料サービス「Googleスプレッドシート」がすごい

広告運用の業務をしているとExcelを使う機会が非常に多くなりますが、Excelと同様の機能を持つ無料の表計算サービスにGoogleスプレッドシートというものがあります。スプレッドシートはExcelにはない非常に便利な機能を持っていますので、今回はその機能についてご紹介します。

Googleスプレッドシートの優秀な点

ファイルの共有（リンク）が簡単

Googleスプレッドシートでは非常に簡単にシートを共有することが可能です。

メニューから [ファイル] > [共有] と進み、相手のGmailアドレスを入力すると相手に閲覧・編集権限を付与することができます。相手にはGoogleからの通知が届きますので、そこからスプレッドシートを参照してもらうことができます。

また、リンクを知っているユーザー全員が閲覧・編集できるURLを発行することもできます。こちらは手軽ですが、セキュリティ的に良くないため、できるだけ前者の方法での共有がおすすめです。

複数人での同時編集が簡単にできる

上の項で述べた方法で共有をしたあとは、特別な操作をすることなく同時に同じシートを閲覧または編集することが可能になります。相手のカーソルがどのセルを選択しているのかもわかりますので、Zoomなどのツールで画面共有をしなくても同じ箇所に注目することができます。

自動で変更履歴を保存してくれる

特におすすめなのがこちらの機能です。

スプレッドシートのデータは自動でクラウドに保存されています。
[ファイル] > [変更履歴] > [変更履歴を表示] と進むと、それまでにそのシートを編集した日時、変更箇所、編集者名が記録されています。また、編集された箇所は色が変わっておりひと目でわかるようになっています。そして、シートを保存されたときの状態に戻すことが可能です。

「レポートの計算式を編集しているうちにもとに戻せなくなってしまった」「レポートのバージョンごとに別ファイルを作成していたら、大量のファイルができてしまった」なんてこともスプレッドシートを使用していれば防ぐことができます。

アドオンが使える

Excelにもアドインという拡張機能がありますが、スプレッドシートにも同様にアドオンという機能があります。そして、Googleが提供しているクラウドサービスですので GoogleAnalytics や Google広告との連携が非常に簡単に行なえます。これを使うと、簡単にGoogleAnalyticsやGoogle広告のデータを取得することができます。

さらに毎日自動でデータを取得させることも可能ですので、テンプレートさえ作っておけば自動でレポートを作成することも可能です。

スプレッドシート独自の関数が使える

スプレッドシートでは、Excelに入っている関数はほぼ使うことができます。さらにExcelにはないスプレッドシート独自の関数があります。たくさんありますが、ここでは私がよく使用するスプレッドシート独自の関数を紹介します。詳細な使用方法については、リンク先からGoogleのヘルプをご確認ください。

IMPORTRANGE
指定したスプレッドシートからデータを取得する関数。
他のシートとの連携が簡単にできます。
UNIQUE
重複する行を削除して、指定したソース範囲内の一意の行を返す関数。
データを1列にまとめて、重複するものがないか確認するのに使用することが多いです。
IMAGE
セルに画像を挿入する関数。
計算式のため、データの並び替えを行ったりしてもデータがずれないのが便利です。ただし、画像はどこかにアップロードしておく必要があります。
FILTER
ソース範囲をフィルタ処理して、指定した条件を満たす行または列を取得する関数。
「1月のデータだけ抜き出した表がほしい」「商品Aが売れたデータだけ抜き出したい」など、汎用性が高く非常に便利です。

OSやバージョンに関係なく無料で使用できる

ExcelはWindowsだけでなくMacでも使用することができますが、マクロを実行する際に微妙に挙動が変わってしまうことがあります。また、Excelのバージョンが変わるとマクロが正常に動作しなくなる場合もあり、たびたび困ることがあります。

その点、スプレッドシートはクラウドサービスのためOSに依存することがなく、MacどころかLinuxやiPadのようなタブレットでも同様に扱うことが可能です。バージョンも常に最新の状態で使用することができるため、そのような点で困ることはありません。

Googleスプレッドシートの苦手な点

ここまでスプレッドシートの良い点を述べてきましたが、苦手なこともあります。それは「大量のデータを扱うのが苦手」ということです。
一つのスプレッドシート内で使用可能なセルの数は最大200,000セルと決まっており、Excelと比較すると圧倒的に少ないです。また、動作もかなり遅くなります。そのため、大量のデータを扱う際はExcelを使用するのをおすすめします。

いかがでしたでしょうか。これまでGoogleスプレッドシートをあまり活用していなかったという人も多いと思いますが、無料のサービスですので、本日述べたメリットの中で気になったことがあればぜひお気軽に試してみてください。もしかすると、これまで時間がかかっていた業務の効率が一気に改善できるかもしれません。